ADMINISTRASI PERKANTORAN SMKN 2 PACITAN

PENYELENGGARAAN RAPAT DAN PERKEMBANGANNYA

1. Membuat surat undangan

2. Persiapan ruangan tempat penyelenggaraan rapat

3. Persiapan keperluan akomodasi

4. Persiapan bahan-bahan untuk rapat

5. Membantu pimpinan dan mempersiapkan agenda acara rapat

Persiapan rapat dilakukan jauh hari sebelumnya, atau 1 minggu sebelum rapat ( harus ada tenggang waktu yang cukup antara persiapan dengan pelaksanaan ).

SYARAT – SYARAT RAPAT YANG BAIK

Suasana rapat terbuka :	Setiap peserta siap menerima informasi dari siapapun datangnya. Peserta rapat harus jujur
Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif :	Berpartisapasi penuh, aktif ambil bagian dalam setiap pemecahan masalah
Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan :	Pimpinan rapat bertindak sebagai pembimbing, pengarah dan memberi kemudahan kepada peserta rapat
Hindari perdebatan :	Peserta rapat harus efektif
Pertanyaan singkat dan jelas :	Pertanyaan yang diajukan sebaiknya jelas, singkat, tidak bertele-tele, bahasa yang benar
Hindari terjadi monopoli :	Artinya harus demokratis, semua hak sama dalam mengeluarkan pendapat maupun berbicara
Adanya kesimpulan :	Mampu membuat kesimpulan atau keputusan bersama

TIPE-TIPE PEMIMPIN RAPAT

TIPE	ARTINYA
Otoriter :	Mau menang sendiri. Sering menggunakan kekerasan dan paksaan
Laisses faire :	Adanya lalu lintas komunikasi dua arah

TIPE PESERTA RAPAT

TIPE	ARTINYA
Pemersatu :	Sebagai juru damai
Perantara :	Sebagai perantara yang menjebatani kepentingan 2 kelompok
Pendengar :	Bersifat pasif \ pendiam, tidak aktif
Pemberi semangat :	Sebagai penggerak punya kemauan dan kemampuan tinggi
Inisiatif :	Banyak puny ide rajin dalam menghadapi segala macam pekerjaan / tantangan
Pemberi informasi :	Bertindak sebagai penyalur informasi
Penyerang :	Gampang menyerang, bersikap menentang terhadap masalah yang dibicaraka.

th 2010